Tag Archives: LOU

Möjligheter och fallgropar – referenser som utvärderingskriterium

I dag tog jag en dag ledigt från arbetet inom Sverok för att göra ett nedslag i min gamla verksamhet. Saken var den att jag fått chansen att prata offentlig upphandling på en konferens arrangerad av Upphandling24. Temat var “Upphandla bygg och renovering” vilket kanske inte precis är mitt huvudområde men det jag skulle prata om, nämligen användning av referenser i offentliga upphandlingar, tillhör de frågor jag engagerat mig i under ett antal år.

Konferensen var, som vanligt vill jag säga, välarrangerad och intressant. Icke minst Ardalan Shekarabis föredrag om miljökrav, sociala krav och EU-rätten var minst sagt inspirerande och intressant.

En tanke som slog mig var att attityden till referenser förändrats. När jag började tala om problem och möjligheter med referenstagning möttes jag av ganska många frågor. Synpunkten var ofta vad är alternativet? I dag verkar det finnas en mer allmänt accepterad bild av problemen med referenser och en mer öppen attityd till alternativ som till exempel arbetsprover eller personliga intervjuer. Det är hoppfullt att se att utvecklingen går framåt! 🙂

Mer om referenser och upphandling

Frågan om hur referenser ska användas i offentliga upphandlingar är fortsatt aktuell. I en artikel i senaste numret av Upphandling24 uttalar jag mig tillsammans med andra experter på upphandling i frågan. Den korta versionen är att jag är av den uppfattning att personliga referenser på leverantörens konsulter ska sparas till dess det är dags att utvärdera en enskild konsult för ett specifikt uppdrag.

Jag anser också att personliga referenser på hela företaget bör undvikas; det leder till en massa byråkrati och förlorad tid och har tveksamt värde. Ta istället in arbetsprover och ge “uppgifter” som leverantören får lösa.

Hör gärna av dig om du har tankar eller funderingar kring offentlig upphandling.

Hur upphandlar man kompetens?

Många föredrag blir det just nu 🙂 Idag har jag prata om hur man upphandlar kompetens. En viktig del av den svenska upphandlingen är att skapa förutsättningar för jämförbarhet och spårbarhet. Är det bra eller ens möjligt när man ska upphandla kreativa tjänster eller expertis? Den frågan fick jag av Explorateringskontoret i Stockholms stad. Vad jag svarade på det? Se min presentation nedan. Hör gärna av dig om du har synpunkter på LOU!

Upphandla kompetens 

View more presentations from Johan Groth.
Det här tycker jag är en intressant post.

Mer om referenser och LOU

Jag har tidigare presenterat mina synpunkter kring referenstagning och LOU här på bloggen (här). Nu har mina synpunkter även blivit en artikeln i den utmärkta tidningen Upphandling24. “Bort med referenser i upphandlingar” heter artikeln som du antingen kan läsa här eller nedan:

Att använda referenser är ingen bra metod för att vaska fram rätt konsult i en upphandling varken för upphandlare eller leverantörer, hävdar Johan Groth, seniorkonsult, i en debattartikel.

Jag förstår att det är svårt att upphandla komplicerade tjänster, till exempel konsulter. Alltför många upphandlare försöker lösa problemet genom att använda sig av referenser för att sålla fram den som vinner upphandlingen. Det är ingen bra metod, varken för upphandlaren eller för oss konsulter.

Väljer man ändå att använda referenser finns det gott om skräckexempel som alla upphandlare bör undvika. Här är några exempel som jag har sett i aktuella upphandlingar, exempel som inte alls borde förekomma:

  • Alla referenser måste vara underskrivna av leverantörer, ibland också av både underleverantör och kunden. Det är ett otroligt tidskrävande och omständligt system.
  • Referenser får vara två eller tre år gamla. Det gör att konsulten fort tappar sin möjlighet att konkurrera, särskilt i mer ovanliga uppdrag.
  • Referenser måste vara gjorda under samma organisationsnummer, om jag som konsult byter jobb tappar jag alltså alla mina referenser.
  • Referenser måste vara gjorda hos samma organisationsnummer, dvs. om en myndighet ändrar form försvinner alla referenser som utförts där (tänk Vägverket som har blivit Trafikverket).
  • Alla referenser måste godkännas av den som beställde uppdraget, om min kontaktperson hos kunden slutar sin anställning så försvinner min referens.
  • Man får inte ändra något i referensen, inte ens mejladress. Om jag har missat att min kontaktperson har gift sig och bytt namn försvinner den referensen.

Många myndigheter har börjat värdera referenser, ofta mellan 1 och 10. Det har lett till en betygsinflation. Har du inte högsta betyg på alla dina referenser har du ingen chans att vinna upphandlingen. Resultatet blir att jag håller mig till ett fåtal “trogna” referenser och deras belastning blir stor.

Vissa upphandlare läser referenser som fan läser Bibeln. I ett fall krävdes erfarenhet av att ”bygga hemsidor”. Den som lämnade referensen skrev ”webbportal”. Upphandlaren bedömde att leverantören inte uppfyllde skall-kraven och underkände referensen.

Min uppmaning till upphandlare är att inte använda referenser för att välja konsulter. Om du ändå gör det, använd dem förnuftigt.

Johan Groth,
Seniorkonsult, Groth & Groth AB

Fallgropar och möjligheter – vad tyckte publiken?

Nu har resultaten från deltagarenkäten som skickades ut efter Upphandling24:s seminarium om upphandling av tjänster börjat komma in. Med risk för att uppvisa en viss brist på blygsamhet så passar jag på att dela med mig av resultat (så långt) av enkäten:

När ungefär hälften har svarat har du fått medelbetyget 4,03 (skala från 1 till 5). Det är mycket bra. Här är samtliga kommentarer om just dig:

  • Skönt med en provokation och klara synpunkter från en leverantör
  • Mycket bra presentation
  • Tiden räckte inte till hur ska vi göra i stället
  • Erfaren, kunnig men ref[erenser] känns ju inte seriöst efter hans föredrag
  • Härligt med någon som vet vad han pratar om och som vågar ha åsikter som kanske är obekväma
  • Mycket bra att ha en praktiker, dagens bästa talare
  • Igen – ett viktig ämne som slarvades bort. Hade behövt mer tid och varit lite tydliger (inte så rapp i käften) bättre exempel

Jag glädjer mig åt att föredraget mitt mottogs så väl. Tack till alla som var med!

PS Med denna post inför jag också en ny kategori på bloggen: “Reklam”. Här kommer jag att göra reklam för Groth & Groth AB och bolagets konsulter (Kristina och Johan).

Fallgropar och möjligheter – referenser och LOU

I förrgår var jag på Uppandling24:s konferens om att upphanda tjänster. Det var en givande dag med många bra föredrag. Särskilt intressant fann jag Magnus Josephsons (OPIC) föredrag om hur man sätter samman rätt team hos kunden för att ta fram bra underlag för en upphandling. Magnus talade också om hur man kan använda möten (intervjuer) för att utvärdera inkomna anbud. Jag tycker det är en mycket bra metod.

Jag passar också på att upprepa vad jag sade till de 200 deltagarna på mötet: det är bättre att vara “subjektiv” och stå för det än att vara “objektiv”. Om en kund säger till mig “jag tror inte er projektledare passar i detta uppdrag” så är det mycket lättare att acceptera än “ni åkte ut för att ni skrev webbplats och inte hemsida i ert svar” (vilket är ett verkligt exempel).

Och så en sak till alla leverantörer: sluta överklaga, det ger inget och skapar bara mer regler och dålig stämning. Bit ihop och kom igen i stället!

Synpunkter på offentlig upphandling

Under de senaste fem åren har jag, som leverantör till den offentliga sektorn, arbetat med mycket med upphandlingar och ramavtal. Jag har en hel del synpunkter på nuvarande system som i korthet kan sammanfattas i följande punkter:

  • onödig användning av upphandlingar och ramavtal – tillämpa lagen som den är tänkt och skjut inte med större kanon än vad som behövs,
  • referenshysteri – upphandlande enheter kräver all tfler referenser i en överdriven tilltro till att dessa kan minska risken för att “göra fel”. Förfarandet leder till att anställda hos våra kunder utan ersättning förväntas svara på enkäter, genomgå intervjuer etc. Ta referenser när det behövs i stället, t.ex. när det finns tre företag kvar att välja på
  • onödig byråkrati – varför måste alla upphandlande myndigheter kräva in registreringsbevis från Bolagsverket? Varför kan man inte hämta dokumentet automatiskt?
  • fokus på formalia istället för affären – det finns en rädsla att göra fel som gör att upphandlande enheter stirrar sig blinda på formalia istället för att se som leverantören kan göra något bra

På det stora hela taget beror dagens situation på en sjuka som drabbat stora delar av Sverige: en rädsla för att våga prova. Det leder till fokus på formalia istället för att bygga goda samarbeten och fungerande samverkan. Jag är bekymrad för hur detta kommer att påverka privata leverantörers vilja att arbeta tillsammans med den offentliga sektorn.

Mitt alternativ till dagens ordning är att införa en legitimering av leverantörer till den offentliga sektor. Legitimeringen syftar till att rensa ut de riktiga skurkarna. Alla som blivit legitimerade kan fritt sälja mot alla aktörer inom offentlig sektor. Ett motsvarande system finns redan i dag i hur fristående skolor för godkännande att driva verksamhet.

Mina tankar kring upphandlingar har jag fört fram i flera artiklar och på konferenser:

Nya grepp behövs inom offentlig upphandling

Jag är inte särskilt förvånad att antalet anbud minskar, som Konkurrensverkets rapport visar. De upphandlingar vi träffar på blir allt snårigare att hantera, allt mer tidskrävande att besvara och riskerar därmed att bli allt mindre lönsamma.

Metamatrix har under lång tid haft offentlig sektor som vår primära kundmarknad och vill gärna fortsätta att arbeta med offentlig sektor. Nuvarande regler för offentlig upphandling gör det alltmer intressant att titta på de områden som inte lyder under LOU.

Exempel på saker som vi har råkat ut för på sistone:

  1. extremt korta svarstider (cirka en vecka)
  2. krav på stort antal underskrivna referenser vilket lägger en orimlig börda på våra tidigare kunder
  3. upphandlingar genomförs trots att beloppen är små (cirka 100 000 kronor)
  4. upphandlingar genomförs trots att ramavtal finns som kunden kan avropa inom
  5. orimliga avtalstolkningar (vi fick inte lägga anbud på att bygga ett intranät hos en myndighet eftersom ramavtalet talade om webblösningar och webbportaler men inte om intranät!)
  6. orimliga bedömningsmodeller (till exempel utvärdering av priser där man ofta kan “lura” systemet genom att ge låga priser på områden man inte offererar inom)

Problemet idag är en otillräcklig dialog och förståelse mellan jurister och upphandlare och verksamhetens personal. Å ena sidan ett fokus på det formella, å andra sidan bristande kunskap om LOU. Ofta kombinerat med en överdriven rädsla att göra fel.

Det borde inte behöva vara så här. Det tar tid och kraft från alla och ger i slutändan inte bättre lösningar till kunderna. För få svar, många överklaganden – signalerna är flera om att det behövs kraftfulla reformer och nya grepp inom den offentliga upphandlingen.

Johan Groth
Vice vd, Metamatrix Development & Consulting AB

Publicerad i Upphandling24, 2008-06-04