Just nu funderar många organisationer på hur de ska hålla årsmöte på distans. Distansårsmöten är ofta ett bra alternativ till ett fysiskt årsmöte men kan kräva lite extra förberedelser. Här samlar jag tips, ger förslag på mötesordning och beskriver kort några konkreta exempel på uppdrag jag genomfört. Flera av uppdragen har skett i samarbete med Anna Bergkvist på Styrelsepost.

Tips

1. Förbered er på att mötet blir annorlunda
2. Välj kommunikationssystem med omtanke
3. Om det är många ombud/knepiga propositionsordningar använd ett stödsystem som VoteIT
4. Genomför ett “övningsmöte” innan årsmötet där ombud, styrelse och andra får prova på teknik och mötesformer
5. Lägg extra vikt vid att styrelsen är med på banan och känner sig trygg
6. Skicka ut handlingar i god tid innan med tydliga anvisningar om hur man ansluter till de valda systemen
7. Ha en arbetsordning som är anpassad för digitala möten
8. Kräv att alla kollar tekniken i förväg – undvik teknisk support på mötet då det stör rytmen
9. Håll ett lugnt och jämnt tempo i förhandlingarna; för fort gör det svårt att hänga med, för långsamt gör att deltagarna tappar fokus
10. Sitt i var sitt rum (gäller även styrelsen och andra grupper), ger bättre ljud och mindre störningar
11. Ta många korta pauser, det är jobbigt att sitta i hörlur länge
12. Överväg att hantera diskussionstunga frågor i särskilt möte
13. Överväg att genomföra mötet asynkront och över längre tid

Ytterligare tips finns hos på Föreningen VoteIT:s hemsida (här och här).

Förslag på mötesordning

Det är viktigt att även digitala möten genomförs på ett sådant sätt att alla kan vara med och bidra i diskussionerna och delta i besluten. Jag brukar använda följande enkla arbetsordning:

1. För varje punkt i dagordningen kommer vi att gå igenom följande steg:
   1. Presentation av rapport, förslag etc. inkl. huvudförslag
   2. Frågor
   3. Presentation av ev. andra förslag
   4. Debatt med talarlista
   5. Sammanställning förslag (propositionsordning)
2. Omröstning
3. För att sätta upp dig på talarlistan säger du ditt nam och väntar på att mötesordföranden ger dig ordet
4. Stäng av mikrofonen om du inte talar, det minskar risken för störande bakgrundsljud
5. Omröstningar kommer i första hand att ske med acklamation, i andra hand via VoteIT
   1. Överväg “omvänd acklamation” för att minska bullret i frågor där många är överens, dvs. fråga vilket som är emot (få svar = bifall)
6. Det finns tre sätt att bryta mötet:
   1. Ordningsfråga – t.ex. begäran om paus eller önskemål om förtydligande från presidiet
   2. Sakupplysning – kort upplysning som kan underlätta eller förkorta debatten, får inte vara argumenterande
   3. Replik – endast som svar på tal för någon som känner sig personligt påhoppad
7. Särskilt viktigt att tänka på i samband med digitala möten är
   1. att undvika bakgrundsljud
   2. att stänga av mikrofonen när du inte talar
   3. att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar

Genomförda uppdrag 2020

Organisation	Deltagare	Kommunikation	Årsmötesstöd	Kommentar
Totalt: 42	Ca 2950	–	–	–
Försvarets personaltjänstförbund	Ca 25	Zoom	–	–
Sköldkörtel-förbundet	Ca 35	Zoom	VoteIT	Extra årsmöte
Sveriges Tandläkarförbund	Ca 80	Zoom	VoteIT	–
Flickaplattformen	Ca 20	Zoom	Drive	–
Sveriges ingenjörer	Ca 140	Easymeet och Teams	Easymeet	Utskott. Problem med ljud.
Unga reumatiker	Ca 30	Zoom	Drive	–
TEV Tandläkare – Egen Verksamhet	Ca 25	Zoom	–	–
Funktionsrätt Värmland	Ca 20	Zoom	Drive	–
Upplands Fornminnesförening och Hembygdsförbund	Ca 50	Zoom	Drive	–
Ledarna inom idéburen sektor	Ca 20	Teams	–	Dåligt ljud.
Teaterförbundet	Ca 100	Zoom	VoteIT	–
KFUM Central	Ca 35	Zoom	Drive	“Blandat” möte, hälften på plats, hälften i Zoom
ST	Ca 170	Teams	VoteIT	Vissa problem med ljudet.
Centerkvinnorna	Ca 175	Zoom	VoteIT	–
RBUF	Ca 30	Zoom	Drive	Plenum och friformsdebatt
Polisförbundet	Ca 175	Zoom	VoteIT	Presidiet i studio vilket var bra!
Sveriges hundungdom	Ca 30	Zoom	VoteIT	–
Rädda barnen	Ca 175	Zoom	VoteIT	Flera dagar, påverkanstorg, asynkron votering
Polisförbundet Region Syd	Ca 25	Zoom	VoteIT	Förmöte inför kommande kongress.
Författarförbundet	Ca 75	Zoom	VoteIT	–
CUF	Ca 125	Zoom	VoteIT	–
KFUM Göteborg	Ca 75	Zoom	Drive	–
Brf Hedvigsberg	Ca 40	Teams + närvaro	Inget	Hybridstämma. Dåligt ljud och dålig bild i Teams.
Riksförbundet för suicidprevention och efterlevandes stöd	Ca 45	Zoom	Drive	–
Föreningen Norden	Ca 65	Zoom	Drive	Flera ringde in. Fungerade bra.
Unga med synnedsättning Göteborg	Ca 10	Telefon	Inget	–
Mensa Sverige	Ca 260	Zoom	VoteIT	Använt webinar i Zoom. Erbjuder hårdare styrning av rättigheter.
BMW MC-klubben	Ca 190	VoteIT:s chatt, mail och Facebook Messenger	VoteIT	All kommunikation sker skriftligt och delvis i VoteIT.
Svensk biblioteksförening	Ca 110	Zoom	VoteIT	Vissa omröstningar togs asynkront fram till kl 15 dagen efter mötet.
IM	Ca 65	Zoom	VoteIT	Åtta mötesrum fungerade bra
Svenska tecknare	Ca 50	Zoom	VoteIT	Inga problem
Svenska Teakwondo-förbundet	Ca 80	Zoom	VoteIT	Semi-asynkront möte med två mötesdagar, tid för diskussion däremellan och omröstningar i VoteIT efter andra mötesdagen.
Enviroplanning	Ca 15	Teams	Drive	Hybridstämma, låg kvalitet i ljud och bild, bristande mötesstöd i Teams
Skap	Ca 65	Zoom	VoteIT	Bra bild och ljud
Sköldkörtelförbundet	Ca 65	Zoom	VoteIT	Bra ljud trots delvis låg bandbredd
Munskänkarna	Ca 75	Zoom	VoteIT	Olika typer av omröstningar utan problem
SYLF	Ca 75	Zoom	VoteIT	Ej behandlade motioner tas i asynkront möte via VoteIT
KFUM Central	Ca 25	Zoom	Drive	Konstituerande styrelsemöte i särskilt rum efter stämman
EMC Energi- och miljöcentrum	Ca 25	Zoom	Drive	Bra bild och ljud
Qlok Uppsala AB	2	Zoom	Drive	Hybridsstämma
Medveten konsumtion	Ca 20	Zoom	Drive	Bra bild och ljud
Mattecentrum	Ca 35	Zoom	VoteIT	Bra bild och ljud

Preview in new tab(opens in a new tab)