Just nu funderar många organisationer på hur de ska hålla årsmöte på distans. Distansårsmöten är ofta ett bra alternativ till ett fysiskt årsmöte men kan kräva lite extra förberedelser. Här samlar jag tips, ger förslag på mötesordning och beskriver kort några konkreta exempel på uppdrag jag genomfört. Flera av uppdragen har skett i samarbete med Anna Bergkvist på Styrelsepost.

Tips

  1. Förbered er på att mötet blir annorlunda
  1. Välj kommunikationssystem med omtanke
  2. Om det är många ombud/knepiga propositionsordningar använd ett stödsystem som VoteIT
  3. Genomför ett “övningsmöte” innan årsmötet där ombud, styrelse och andra får prova på teknik och mötesformer
  4. Lägg extra vikt vid att styrelsen är med på banan och känner sig trygg
  5. Skicka ut handlingar i god tid innan med tydliga anvisningar om hur man ansluter till de valda systemen
  6. Ha en arbetsordning som är anpassad för digitala möten
  7. Kräv att alla kollar tekniken i förväg – undvik teknisk support på mötet då det stör rytmen
  8. Håll ett lugnt och jämnt tempo i förhandlingarna; för fort gör det svårt att hänga med, för långsamt gör att deltagarna tappar fokus
  9. Sitt i var sitt rum (gäller även styrelsen och andra grupper), ger bättre ljud och mindre störningar
  10. Ta många korta pauser, det är jobbigt att sitta i hörlur länge
  11. Överväg att hantera diskussionstunga frågor i särskilt möte
  12. Överväg att genomföra mötet asynkront och över längre tid

Ytterligare tips finns hos på Föreningen VoteIT:s hemsida (här och här).

Förslag på mötesordning

Det är viktigt att även digitala möten genomförs på ett sådant sätt att alla kan vara med och bidra i diskussionerna och delta i besluten. Jag brukar använda följande enkla arbetsordning:

  1. För varje punkt i dagordningen kommer vi att gå igenom följande steg:
    1. Presentation av rapport, förslag etc. inkl. huvudförslag
    2. Frågor
    3. Presentation av ev. andra förslag
    4. Debatt med talarlista
    5. Sammanställning förslag (propositionsordning)
  2. Omröstning
  3. För att sätta upp dig på talarlistan säger du ditt nam och väntar på att mötesordföranden ger dig ordet
  4. Stäng av mikrofonen om du inte talar, det minskar risken för störande bakgrundsljud
  5. Omröstningar kommer i första hand att ske med acklamation, i andra hand via VoteIT
    1. Överväg “omvänd acklamation” för att minska bullret i frågor där många är överens, dvs. fråga vilket som är emot (få svar = bifall)
  6. Det finns tre sätt att bryta mötet:
    1. Ordningsfråga – t.ex. begäran om paus eller önskemål om förtydligande från presidiet
    2. Sakupplysning – kort upplysning som kan underlätta eller förkorta debatten, får inte vara argumenterande
    3. Replik – endast som svar på tal för någon som känner sig personligt påhoppad
  7. Särskilt viktigt att tänka på i samband med digitala möten är
    1. att undvika bakgrundsljud
    2. att stänga av mikrofonen när du inte talar
    3. att stänga av video om det går trögt eller ljudet hackar

Genomförda uppdrag under 2020

OrganisationDeltagareKommunikationÅrsmötesstödKommentar
Totalt: 34Ca 2580
Upplands Fornminnesförening och HembygdsförbundCa 50ZoomDrive
Ledarna inom idéburen sektorCa 20TeamsDåligt ljud.
TeaterförbundetCa 100ZoomVoteIT
KFUM CentralCa 35ZoomDrive“Blandat” möte, hälften på plats, hälften i Zoom
STCa 170TeamsVoteITVissa problem med ljudet.
CenterkvinnornaCa 175ZoomVoteIT
RBUFCa 30ZoomDrivePlenum och friformsdebatt
PolisförbundetCa 175ZoomVoteITPresidiet i studio vilket var bra!
Sveriges hundungdomCa 30ZoomVoteIT
Rädda barnenCa 175ZoomVoteITFlera dagar, påverkanstorg, asynkron votering
Polisförbundet Region SydCa 25ZoomVoteITFörmöte inför kommande kongress.
FörfattarförbundetCa 75ZoomVoteIT
CUFCa 125ZoomVoteIT
KFUM GöteborgCa 75ZoomDrive
Brf HedvigsbergCa 40Teams + närvaroIngetHybridstämma. Dåligt ljud och dålig bild i Teams.
Riksförbundet för suicidprevention och efterlevandes stödCa 45ZoomDrive
Föreningen NordenCa 65ZoomDriveFlera ringde in. Fungerade bra.
Unga med synnedsättning GöteborgCa 10TelefonInget
Mensa SverigeCa 260ZoomVoteITAnvänt webinar i Zoom. Erbjuder hårdare styrning av rättigheter.
BMW MC-klubbenCa 190VoteIT:s chatt, mail och Facebook MessengerVoteITAll kommunikation sker skriftligt och delvis i VoteIT.
Svensk biblioteksföreningCa 110ZoomVoteITVissa omröstningar togs asynkront fram till kl 15 dagen efter mötet.
IMCa 65ZoomVoteITÅtta mötesrum fungerade bra
Svenska tecknareCa 50ZoomVoteITInga problem
Svenska Teakwondo-förbundetCa 80ZoomVoteITSemi-asynkront möte med två mötesdagar, tid för diskussion däremellan och omröstningar i VoteIT efter andra mötesdagen.
EnviroplanningCa 15TeamsDriveHybridstämma, låg kvalitet i ljud och bild, bristande mötesstöd i Teams
SkapCa 65ZoomVoteITBra bild och ljud
Sköldkörtel-förbundetCa 65ZoomVoteITBra ljud trots delvis låg bandbredd
MunskänkarnaCa 75ZoomVoteITOlika typer av omröstningar utan problem
SYLFCa 75ZoomVoteITEj behandlade motioner tas i asynkront möte via VoteIT
KFUM CentralCa 25ZoomDriveKonstituerande styrelsemöte i särskilt rum efter stämman
EMC Energi- och miljöcentrumCa 25ZoomDriveBra bild och ljud
Qlok Uppsala AB2ZoomDriveHybridsstämma
Medveten konsumtionCa 20ZoomDriveBra bild och ljud
MattecentrumCa 35ZoomVoteITBra bild och ljud
Uppdrag genomförda under 2020