Jag har tidigare presenterat mina synpunkter kring referenstagning och LOU här på bloggen (här). Nu har mina synpunkter även blivit en artikeln i den utmärkta tidningen Upphandling24. “Bort med referenser i upphandlingar” heter artikeln som du antingen kan läsa här eller nedan:
Att använda referenser är ingen bra metod för att vaska fram rätt konsult i en upphandling varken för upphandlare eller leverantörer, hävdar Johan Groth, seniorkonsult, i en debattartikel.
Jag förstår att det är svårt att upphandla komplicerade tjänster, till exempel konsulter. Alltför många upphandlare försöker lösa problemet genom att använda sig av referenser för att sålla fram den som vinner upphandlingen. Det är ingen bra metod, varken för upphandlaren eller för oss konsulter.
Väljer man ändå att använda referenser finns det gott om skräckexempel som alla upphandlare bör undvika. Här är några exempel som jag har sett i aktuella upphandlingar, exempel som inte alls borde förekomma:
- Alla referenser måste vara underskrivna av leverantörer, ibland också av både underleverantör och kunden. Det är ett otroligt tidskrävande och omständligt system.
- Referenser får vara två eller tre år gamla. Det gör att konsulten fort tappar sin möjlighet att konkurrera, särskilt i mer ovanliga uppdrag.
- Referenser måste vara gjorda under samma organisationsnummer, om jag som konsult byter jobb tappar jag alltså alla mina referenser.
- Referenser måste vara gjorda hos samma organisationsnummer, dvs. om en myndighet ändrar form försvinner alla referenser som utförts där (tänk Vägverket som har blivit Trafikverket).
- Alla referenser måste godkännas av den som beställde uppdraget, om min kontaktperson hos kunden slutar sin anställning så försvinner min referens.
- Man får inte ändra något i referensen, inte ens mejladress. Om jag har missat att min kontaktperson har gift sig och bytt namn försvinner den referensen.
Många myndigheter har börjat värdera referenser, ofta mellan 1 och 10. Det har lett till en betygsinflation. Har du inte högsta betyg på alla dina referenser har du ingen chans att vinna upphandlingen. Resultatet blir att jag håller mig till ett fåtal “trogna” referenser och deras belastning blir stor.
Vissa upphandlare läser referenser som fan läser Bibeln. I ett fall krävdes erfarenhet av att ”bygga hemsidor”. Den som lämnade referensen skrev ”webbportal”. Upphandlaren bedömde att leverantören inte uppfyllde skall-kraven och underkände referensen.
Min uppmaning till upphandlare är att inte använda referenser för att välja konsulter. Om du ändå gör det, använd dem förnuftigt.
Johan Groth,
Seniorkonsult, Groth & Groth AB
 | | | | |